الميتاداتا ودورها في العمل الأرشيفي معيار وصف الجهات الأرشيفية المکود (EAG) نموذجا

1/1 المقدمة:                                     

إن اقتحام العالم الرقمی لشتى مناحی الحیاة ألقى بظلاله على الوثائق وطرق حفظها وإتاحتها مما دعا إلى ضرورة توافر أدوات معیاریة تساعد فی وصفها وإتاحتها وحفظها على المدى الطویل، خاصة أن هذا یعد تحدیا کبیرا أمام الأرشیفیین بسبب هشاشة الوسائط الرقمیة، وعدم توافر بیانات الوصف الدقیقة فضلا عن التقادم السریع للبرمجیات، مما یمثل خطرا کبیرا على الوثائق سواء من الناحیة المادیة أو من ناحیة المضمون. وبما أن الهدف الأساسی من الوثائق هو إتاحة المعلومات الواردة بها؛ لذا کان من الطبیعی وجود بیانات وصف دقیقة للوثائق، ففی الماضی مع الوثائق الورقیة کانت قواعد الوصف التقلیدیة تقوم بهذا الدور، لکن مع الوثائق الرقمیة ظهرت المیتاداتا التی توفر الوسیلة اللازمة للتعریف بالمقتنیات الأرشیفیة ووصفها وحفظها وإتاحتها بشکل یمکن قواعد البیانات ومحرکات البحث من الوصول إلى الوثائق وتجمیعها وإتاحتها للمستفیدین بسهولة وسرعة. لذلک سعت هذه الدراسة إلى التعرف على المیتاداتا ودورها فی العمل الأرشیفی- خاصة مع قلة الإنتاج الفکری العربی المتعلق بهذا الموضوع- مع تقدیم نماذج من معاییر المیتاداتا الأرشیفیة، والترکیز على معیار وصف الجهات الأرشیفیة المکود (EAG) کنموذج تطبیقی للمیتاداتا الأرشیفیة یسهم فی تطویر العمل داخل الجهات الأرشیفیة.

یمکن تشبیه المیتاداتا بأنها حجر رشید الذی یساعد فی فک شفرة کیانات المعلومات، ویحولها إلى معرفة (Harve, August 2005, p66)، فالمیتاداتا یتمثل دورها فی وصف الکیان (وثیقة- جهة- وظیفة...إلخ) بشکل یؤکد صحته، وهی کمصطلح لیس بجدید، بل تعود إلى سنوات بعیدة منذ بدایة إعداد قوائم تسجیل المراسلات الصادرة والواردة، مرورا بالفهارس التی استخدمت بشکل واسع منذ القرن التاسع عشر للتعریف بالوثائق وأماکن حفظها، وهذا ما أطلق علیه قواعد الوصف الأرشیفی التی تعتبر شکلا من أشکال المیتاداتا. وقد أشارت لوسیانا دورینتی (LucianaDuranti) أن الغرض الرئیسی من اتباع الوصف الأرشیفی تمثل فی وصف الوثائق وصفا دقیقا یساعد على استرجاعها وفهم سیاق إنشائها والتأکد من صحتها (Harve, August 2005, p65-66; Riley, 2017, p5). ونلاحظ أن المیتاداتا تتفق مع الوصف الأرشیفی فی الغرض نفسه، لکن مصطلح المیتاداتا تم استخدامه بشکل أساسی مع المصادر الرقمیة (ICA & IRMT, May 2016, p17-18)، کما أنها لیست الوظیفة الوحیدة للمیتاداتا بل تعدى الأمر إلى وظائف أخرى على جانب کبیر من الأهمیة، وهی إدارة کیانات المعلومات وحفظها على المدى الطویل، ومن الملاحظ أن مصطلحی المیتاداتا والوصف الأرشیفی اتفقا على تغطیة ثلاثة عناصر أساسیة (شکل رقم1):

شکل رقم (1) العناصر الأساسیة التی تحرص المیتاداتا وقواعد الوصف الأرشیفی على تغطیتها

(Queensland State Archives, June 2012, P17; Government Records Service, October 2011,P2)

وعلى الرغم مما سبق نجد أن فی العصر الرقمی الذی نحیا فیه أصبحت الطرق التقلیدیة للوصف غیر کافیة ولا تتناسب مع متطلبات العمل والتغییرات التکنولوجیة المتلاحقة (Hofman, July 2000. P1)، لذلک تم استخدام المیتاداتا بهدف المساعدة فی إدارة الوثائق فی البیئة الرقمیة وإتاحتها بشکل مناسب. ومن هنا یمکننا البدء بسؤال رئیسی "ما دور المیتاداتا فی العمل الأرشیفی؟"

المیتاداتا فی المطلق هی أداة قویة تساعد فی دعم أعمال الجهة المتنوعة، فلم تعد المیتاداتا تهدف إلى وصف الوثائق فحسب بل امتد هدفها إلى المساعدة فی استرجاع الوثائق وفهم سیاق إنشائها وإدارتها وحفظها على المدى الطویل، فضلا عن أهمیتها فی تأکید صحة المعلومات الواردة بها (ICA & IRMT, May 2016, p26)، وبالتالی فالمیتاداتا لیست مهمة فقط للمستفید بل للعاملین بالجهة؛ حیث ظهرت المیتاداتا الإداریة التی تتمثل وظیفتها فی إدارة الکیانات سواء من الناحیة الإداریة أو التقنیة مثل حقوق الملکیة وشروط الإتاحة وصیغ الملفات ودرجة الوضوح والبرمجیات المستخدمة وغیرها من المعلومات التی تساعد العاملین فی إدارة الکیانات الرقمیة وحفظها (عبدالجواد، 2007، ج1،ص91).

*********

2/1 أهداف الدراسة:

تهدف هذه الدراسة إلى توجیه المتخصصین نحو أهمیة المیتاداتا ودورها فی العمل الأرشیفی والخروج بخدمات الأرشیفات من نطاق المجتمع المحلی إلى المجتمع العالمی، خاصة مع انفتاح الأرشیفات على العالم من خلال مواقعها على الإنترنت. وفی إطار هذا الهدف الرئیسی تسعى الدراسة إلى تحقیق مجموعة الأهداف یمکن إیجازها فیما یلی:

- التعرف على نماذج من معاییر المیتاداتا الأرشیفیة.

- دراسة معیار وصف الجهات الأرشیفیة المکود (EAG) بشکل مفصل کنموذج لمعاییر المیتاداتا المتعلقة بوصف الجهات الأرشیفیة، التی تعد مکونًا رئیسیًا من مکونات الوصف الأرشیفی (المادة- المنشئ- الجهات- الوظیفة).

- المقارنة بین المعیار الدولی لوصف الجهات الأرشیفیة (ISDIAH) کمعیار محتوى ومعیار وصف الجهات الأرشیفیة المکود (EAG) کمعیار للمیتاداتا.

- الوقوف على أبرز عناصر (تیجان) معیار (EAG).

- تطبیق معیار (EAG)؛ بهدف تطویر العمل الأرشیفی.

                                                    *********

3/1 ماهیة المیتاداتا:

دعونا نتخیل وجود کم کبیر من الوثائق المرتبة ترتیبا جیدا، وتتوافر لها سبل الحفظ المناسبة لکن فی الوقت نفسه لا توجد أداة تصف تلک الوثائق تساعدنا فی الوصول إلیها!!! کل ذلک سوف یضیع هباءً، فالمیتاداتا هی العمود الفقری لإدارة الوثائق طوال دورة حیاتها. فهی الأساس الذی تبنی علیه نظم إدارة الوثائق والمعلومات؛ حیث تسهم فی تأکید صحة الوثائق وسلامتها ومصداقیتها من خلال عرض دقیق لإجراءات إصدارها وسیاق إنشائها (ICA & IRMT, May 2016, p18). وارتبط مصطلح المیتاداتا فی تخصص الوثائق والأرشیف بالوثیقة الرقمیة، فتسجیلة الوصف التقلیدیة لم تعد توفر المعلومات اللازمة لإدارة الوثائق والحفاظ علیها على المدى الطویل، وقد أشار الأرشیفی دلجادو جومیز (Delgado Gómez) أنهم فی العقود الأخیرة قد أجبروا على إعادة النظر فی جمیع الأسس النظریة وإجراءات العمل المتعلقة بإنشاء الوثائق ووصفها وإدارتها (Díez, november 2014, p70; Gómez, 2007, p158). وهذا یتفق مع الرأی الذی یشیر إلى أنه لا یجوز أن نساوی بین المیتاداتا والوصف الأرشیفی؛ وذلک لأن المیتاداتا تختص بالوثائق الرقمیة والتی تختلف فی وصفها عن الوثائق الورقیة، حیث تتطلب المزید من بیانات الوصف المتعلقة بالبرمجیات وطرق الحفظ وتهجیر البیانات وغیرها من العناصر التی لا تتوافر مع الوصف التقلیدی. وفی النقاط التالیة نوضح المعلومات المتعلقة بتعریف المیتاداتا وأنواعها وطرق إضافتها وأهمیتها فی العمل الأرشیفی فضلا عن نماذج من معاییر المیتاداتا الأرشیفیة بدول العالم المختلفة:

3/1/1 تعریف المیتاداتا:

تناولت الکثیر من الدراسات تعریف المیتاداتا من الناحیة اللغویة والاصطلاحیة واختلفت الدراسات حول المصطلح الواجب اتباعه عند الحدیث عن هذا الموضوع، ومنها: ما وراء البیانات- البیانات الخلفیة- واصفات البیانات- معلومات مهیکلة حول البیانات- ما فوق البیانات – بیانات الوصف الخفیة- معلومات عن المعلومات- البیانات الوصفیة- ما بعد البیانات- بیانات البیانات. وترجع تسمیتها بما وراء البیانات وغیرها من المصطلحات إلى أنها لا تظهر للمستفید. فهی عبارة عن بیانات مکودة تظهر ضمن أکواد صفحات الإنترنت التی لا تظهر للمستفید عند اطلاعه على الصفحة ولا یمکن أن یراها المستفید إلا عند فتح شفرة المصدر (source code) (عیسى، أکتوبر 2008، ص23-25؛ اسفینونیس، 2012، ص227؛ عبدالهادی& محمد، 2008، ص11) لذلک یتم إعداد نموذج ویب (web form) کنموذج لإدخال البیانات یمکن المستفید من التعامل خاصة إذا لم یکن على درایة باللغة المستخدمة فی تکوید عناصر المیتاداتا (کابلن، 2007، ص90).

وفیما یلی عرض مجموعة من تعریفات المیتاداتا:

- البیانات المهیکلة والمکودة لوصف کیانات المعلومات بهدف المساعدة فی تعریف الکیانات واسترجاعها وإتاحتها وإدارتها (Harve, August 2005, p6).

- اتفق کل من المجلس الدولی للارشیف (ICA) وجمعیة الأرشیفیین الأمریکیین (SAA) والمعیار الدولی لإدارة الوثائق (ISO15489) فی تعریف المیتاداتا بأنها البیانات التی تصف الوثائق وسیاقها ومحتواها وهیکلها وکیفیة إدارتها عبر الزمن ویتم استخدامها بغرض دعم الإدارة الفعالة للوثائق مع مرور الوقت (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص14؛ Findlay, September 2016, p8؛ ARMS, April 2004, p6).

- تعریف المعیار الدولی لإدارة المیتاداتا للوثائق (ISO 23081) للمیتاداتا بأنها: معلومات مهیکلة أو شبه مهیکلة تمکن من إنشاء الوثیقة وتسجیلها وتنظیمها وإتاحتها واستخدامها واستبعادها فی الوقت المحدد(ICA & IRMT, May 2016, P23).

ویلاحظ من التعریفات السابقة أن المیتاداتا تتمحور وظیفتها فی تنظیم مصادر المعلومات بجمیع أشکالها بهدف إتاحتها بسهولة فضلا عن إدارتها على المدى الطویل. ویمکننا إیجاز تلک التعریفات فی التعریف التالی: "هی مجموعة من العناصر والخصائص المکودة التی تستخدم فی وصف کیانات المعلومات (الوثیقة- الجهة- الوظیفة...إلخ) بهدف تیسیر تنظیم تلک الکیانات وحفظها وإتاحتها وإدارتها على المدى الطویل".

ومن الجدیر بالذکرأن مصطلح معیار المیتاداتا (Metadata standard)، یمکن تعریفه بأنهمعیار یستخدم لتحدید کیفیة إعداد المیتاداتا بطریقة منظمة ومنطقیة؛ حیث یتم تحدید عناصر المیتاداتا وخصائصها مع الإشارة إلى معنى کل عنصر وطبیعة المحتویات التی ترد فی کل منها وقواعد استخدامها ویقابل هذا المصطلح خطة المیتاداتا (Metadata Schema) (أبو النور، 2008، ص6؛ Hirwade, 2011, P18).

وفی هذه الدراسة نستخدم مصطلح "المیتاداتا الأرشیفیة" للدلالة على المیتاداتا المعنیة بالوصف الأرشیفی التی تخدم المستفیدین والأرشیفیین على حد سواء، فهی مزیج من أنواع المیتاداتا المختلفة: الوصفیة والإداریة والهیکلیة.

3/1/2 أنواع المیتاداتا:

اختلفت الدراسات حول تحدید أنواع المیتاداتا؛ حیث تم تقسیمها وفقا لأکثر من أساس، لکن أکثرها شیوعا هو التقسیم وفقا لوظیفتها أو الهدف منها، مع العلم أن هذه الأنواع قد تتداخل، حیث نجد أن عناصر المیتاداتا یمکن تکرارها فی أکثر من نوع. فعلى سبیل المثال عنصر المعرف القیاسی یدخل فی أکثر من نوع فیمکن اعتباره ضمن المیتاداتا الوصفیة حیث یسهم فی تحدید هویة الوثیقة، لکنه فی الوقت نفسه هو جزء من المیتاداتا الإداریة حیث یساعد الأرشیفیین فی استرجاع الوثیقة المطلوبة (Lai, May 2007, p30). وقد حدد المجلس الدولی للأرشیف (ICA) تقسیم للمیتادتا وفقا لوظیفتها (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص18)، وهی کالتالی:

1- المیتاداتا الوصفیة (Descriptive Metadata):

هی عناصر البیانات والخصائص التی تصف الوثیقة بهدف سهولة إتاحتها واسترجاعها والتمییز بینها وبین الوثائق ذات الصلة، ویمکن القول إن المیتاداتا الوصفیة تقوم بالدور نفسه الذی یقوم به الوصف الأرشیفی. فهی تتضمن عناصر رئیسیة مثل: المنشئ، وعنوان الوثیقة، وتاریخ إنشائها، وموضوعها، کما تساعد المیتاداتا الوصفیة الأرشیفیین فی الإجابة على الأسئلة المرجعیة (Riley, 2017, p7)، ومن ثم عدم کفایة المیتاداتا الوصفیة یقف حائل أمام الباحثین فی الوصول إلى الوثائق المناسبة. ومن أمثلة هذا النوع معیار (EAG) –موضوع الدراسة– حیث یختص بوصف الجهات الأرشیفیة، لکنه فی الوقت نفسه یتضمن عناصر یمکن إدراجها ضمن المیتاداتا الإداریة، مثل عنصر الشروط والمتطلبات الخاصة بالإتاحة والاستخدام (<access>).

2- المیتاداتا الإداریة (Administrative Metadata):

هی عناصر البیانات والخصائص التی تستخدم فی إدارة الوثائق، فهی تساعد الأرشیفیین فی ضبط المقتنیات الأرشیفیة، مما یسهم فی الحفاظ على صحة الوثائق ومصداقیتها، حیث تتضمن معلومات عن إجراءات التقویم، وشروط الاستخدام ومستویات السریة، وکیفیة إنشاء الوثائق، والأنشطة التی مرت بها منذ لحظة الإنشاء وحتی الاستبعاد، وصیغة الوثائق (doc, pdf, tiff…). ومن أمثلة عناصر المیتاداتا الإداریة اللازمة للأرشیف: الإضافة، ونوع الاقتناء، وموقع الحفظ، والمصدر، وتاریخ الإنشاء، والحجم، والجهات المانحة، وتاریخ الاقتناء، وشروط الاستخدام (Harve, August 2005, p8-p56).

ویمکن تقسیم المیتاداتا الإداریة إلى عدة أنواع وفقا للمهام المطلوبة لإدارة الوثائق، ومنها:

(أ) المیتاداتا التقنیة (Technical Metadata):

هی عناصر البیانات والخصائص التی تتیح معلومات عن البرمجیات والمکونات المادیة المستخدمة فی إنشاء الوثیقة وطرق تأمینها ونسب ضغط النصوص وکل ذلک بهدف حفظ الوثائق على المدى الطویل، ومن أمثلة عناصرها: نوع الملف، وحجم الملف، وتاریخ الإنشاء، ونظام الضغط (Riley, 2017, p7).

   (ب) میتاداتا الحقوق (Rights Metadata):

تختص عناصر البیانات والخصائص فی هذا النوع بوصف الحقوق المتعلقة بالملکیة وشروط الاستخدام والقیود المتعلقة بمستویات سریة الوثائق (Ria, 2011, p241)، وهی تتضمن عناصر رئیسیة مثل: حقوق الملکیة، وشروط الاستخدام، ومالکی الوثائق (Riley, 2017, p7).

   (ج) میتاداتا الحفظ (Preservation Metadata):

یعد من أهم أنواع المیتاداتا لإدارة الوثائق؛ لأنه یخصص لوصف المتطلبات اللازمة لحفظ الوثائق على المدى الطویل والتغییرات التی تمر بها البرمجیات المستخدمة فی إنشاء الوثائق. ویرجع ذلک إلى التطورات السریعة للتکنولوجیا وما یترتب علیها من تأثیر فی بیئة عمل الوثائق (Lai, May 2007, p31). ومن الجدیر بالملاحظة أن بعض الباحثین یعتبرون هذا النوع مستقل عن المیتاداتا الإداریة، لکن یمکن تفنید هذا الرأی بأن عملیة الحفظ جزء أساسی من إدارة الوثائق، ومن ثم تعتبر میتاداتا الحفظ جزء من المیتاداتا الإداریة.

   (د) میتاداتا الاستخدام (Use Metadata):

عناصر البیانات التی تم جمعها عن أو من خلال المستفید، مثل (سجلات الإتاحة، عملیات البحث التی قام بها المستفیدون) (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص16). وهذا النوع اختلفت الدراسات حول ما إذا کان نوع مستقل أم یندرج ضمن المیتاداتا الإداریة، فالمجلس الدولی للأرشیف اعتبره نوعًا مستقلا یستخدم فی مساعدة الأرشیفات فی إعداد الإحصائیات المتعلقة باستخدام الوثائق، أما الرأی الآخر فیدرجه ضمن أنوع المیتاداتا الإداریة وهو الأکثر منطقیة (مظهر، 2016، ص42)؛ لأن تلک الإحصائیات مهمة فی تطویر العمل الأرشیفی حیث تساعد فی تحدید حجم المقتنیات الأرشیفیة وعدد المستفیدین، ومن ثم یعتبر جزءًا من الأنشطة الإداریة التی یجب أن یضعها الأرشیفی بعین الاعتبار(Harve, August 2005, p38).

وبناء على ما سبق نجد أن المیتاداتا الوصفیة توجه فی الأساس لخدمة المستفیدین بینما المیتاداتا الإداریة توجه فی الأساس للأرشیفیین من أجل مساعدتهم فی إدارة الوثائق. فالمیتاداتا الوصفیة والمیتاداتا الإداریة بینهما نقاط تماس متعددة؛ حیث نجد أن کثیرًا من عناصر المیتاداتا تخدم الوظیفتین الإداریة والوصفیة، فهما وجهان لعملة واحدة هدفهما الرئیسی هو إدارة الوثائق على المدى الطویل، بکل ما تحمله کلمة الإدارة من معنى منذ لحظة الإنشاء وحتى الإتاحة وتقریر مصیر حفظها إما بالحفظ الدائم أو بالاستبعاد.

ویتضح الفرق بین المیتاداتا الإداریة والمیتاداتا الوصفیة من خلال استخدامهما. فعلى سبیل المثال تساعد المیتاداتا الوصفیة فی التمییز بین وثیقتین متطابقتین فی العنوان من خلال وصف کل وثیقة أما فیما یتعلق بقیود الإتاحة فهی تندرج ضمن المیتاداتا الإداریة باعتبارها جزءًا من إدارة الوثائق للحفاظ على الخصوصیة ومستوى السریة، وفی الوقت نفسه إذا قام المستفید بالبحث عن المجموعات المتاحة للجمهور العام یمکن اعتبارها میتاداتا وصفیة. ومن ثم یمکن القول إن المعلومات عندما تلبی احتیاجات الأرشیفیین فی إدارة مقتنیاتهم یطلق علیها میتاداتا إداریة. أما إذا استخدمها المستفیدون فی التعرف على المجموعة بشکل دقیق فتصبح میتاداتا وصفیة (Harve, August 2005, p10)، مثال معیار الوصف الأرشیفی المکود (EAD) على الرغم من أنه معیار وصف أرشیفی صمم خصیصا لذلک، یتضمن عناصر للمیتاداتا الإداریة مثل:

شروط الإتاحة <accessrestrict>، والترکیم <accruals>، وطرق الاقتناء <acqinfo>، والتقویم <appraisal>، والترتیب <arrangement>، والمصدر <custodhist>، وشروط الاستخدام <userestrict>، والمعرف القیاسی <unitid>.

ومن الملاحظ أن المعاییر الخاصة بالمیتاداتا الوصفیة تتسم بکثرتها على عکس المیتاداتا الإداریة؛ حیث لا تتوافر معاییر دولیة لها؛ وقد یرجع ذلک إلى أنه نادرا ما تحتاج الجهات إلى تبادل المیتاداتا الإداریة مع جهات أخرى؛ ومن ثم لا توجد ضرورة لتوافر معاییر إداریة مستقلة (کابلن، 2007، ص419)، وإن کان هذا الرأی مردود علیه بأن الأرشیفات بحاجة إلى تقنین بیاناتها الإداریة.

3- المیتاداتا الهیکلیة/ البنائیة (Structural Metadata):

هی عناصر البیانات التی توثق العلاقات بین أو داخل الوثائق الرقمیة (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص18)، أی أنها تعبر عن التنظیم الداخلی للوثیقة والروابط والعلاقات بین أجزائها (أبو النور، 2008، ص56-57)، ومن ثم فهی تضمن أن الوثیقة تعمل بشکل صحیح وتسهل للمستفید تصفحها، ویمکن تشبیه هذا النوع من المیتاداتا بالمادة الصمغیة التی تعمل على تماسک المکونات المختلفة للوثیقة کما یربط بینها وبین الوثائق ذات الصلة، مثل ربط الصوت مع النص المکتوب وضبط تزامن صوت المعلق مع النص المکتوب (مظهر، 2016، ص39؛ ICA & IRMT, May 2016, p16).

بعد الانتهاء من عرض أنواع المیتاداتا وفقا لوظیفتها التی حددها المجلس الدولی للأرشیف نجد أنالمعیار الدولی لإدارة الوثائق (ISO15489) قد حدد أنواعًا للمیتاداتا یلاحظ فیها تطبیقها لمعنى الوصف الأرشیفی بشکل کبیر؛ حیث أشارت لوسیانا دورینتی (Luciana Duranti) (Spring 1993, p48) أن الغرض من الوصف الأرشیفی لم یعد قاصرًا على وصف المادة الأرشیفیة فحسب، بل امتد لوصف العلاقات بین المواد الأرشیفیة ومنشئیها وجهات حفظها والوظائف ذات الصلة، بالإضافة إلى التعرف على احتیاجات المستخدمین (عبدالعزیز، 2016، ص 18)، وهذا بالفعل ما نلاحظه فی الشکل التالی:

                                   شکل رقم (2) أنواع المیتاداتا وفقا لمعیار (ISO15489)

(Díez, november 2014, p72)

وبناء على التقسیم السابق نلاحظ أن معیار (EAG) –موضوع الدراسة– یندرج ضمن المیتاداتا الخاصة بوصف الجهات ذات الصلة التی تعتبر جزء من المیتاداتا الوصفیة.

3/1/3 إضافة المیتاداتا:

إن إنشاء المیتاداتا أو إضافتها إلى الوثیقة قد یتم فی لحظة الإنشاء أو فی أی مرحلة أخرى من دورة حیاة الوثیقة، ویعتمد تحدید وقت إنشاء المیتاداتا على الهدف الخاص من تطبیق المیتاداتا. ویمکن إضافة المیتاداتا لعدة أسباب من أجل البحث والاسترجاع مثل: معیار (EAD)، ومعیار (EAC-CPF)، ومعیار (EAG)، أو من أجل الحفظ مثل: میتاداتا الحفظ: استراتیجیات التنفیذ (PREMIS)، أو من أجل تبادل المعلومات بین مؤسسات ما مثل (دراوین کور Darwin Core) التی تسهل تبادل مجموعات البیانات الخاصة بالتنوع الحیوی (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص22).

ومن الجدیر بالذکر أن إضافة المیتاداتا الأرشیفیة بعد انتهاء استخدام الوثیقة قد أظهر مشکلتین أساسیتین:

- ترکیم الوثائق الهائلة عند نقلها من المنشئ إلى المعنی بحفظها.

- القدرة المحدودة على تحدید المعلومات المتعلقة بسیاق إنشاء الوثائق خلال دورة حیاتها والتی لا غنى عنها لفهم الوثائق.

ولحل هذه المشکلات لابد من إدراج المیتاداتا فی وقت مبکر من حیاة الوثائق (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص23؛ Wallace, 1995, p12-14). وهذا یعد بمثابة مصدر بالغ الأهمیة فی تطویر العمل الأرشیفی؛ لأن إنشاء المیتاداتا مع إنشاء الوثیقة یساعد فی تعریفها تعریفا دقیقا مما یسهم فی فهم سیاق إنشائها وإدارتها وحفظها على المدى الطویل (ICA & IRMT, May 2016, p21). 

أما فیما یتعلق بطرق إدخال المیتاداتا إلى الوثیقة فهناک عدة طرق، منها:

1- الطریقة الیدویة: یقوم فیها أخصائی المیتاداتا بإنشاء تسجیلة من خلال نموذج ویب (web form)، یمکن المستفید من التعامل خاصة إذا لم یکن على درایة باللغة المستخدمة فی تکوید عناصر المیتاداتا.

شکل رقم (3) شاشة إدخال المیتاداتا وفقا لمعیار (EAG) على بوابة الأرشیفات الأوربیة

2- الطریقة الآلیة: استخلاص المیتاداتا من الوثیقة الرقمیة بطریقة آلیة (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص19).

وتتنوع طرق ربط المیتاداتا بالوثیقة الرقمیة ویتضح ذلک فیما یلی:

1- المیتاداتا المتضمنة (Embedded Metadata): هی جزء لا یتجزأ من الوثیقة الرقمیة، یتم إضافتها تلقائیا عند إنشائها، وأقرب مثال لهذا النوع عند التقاط الصورة الرقمیة یتم بشکل تلقائی وضع بیانات للصورة مثل: رقم فرید، وإحداثیات الصورة، ومکان حفظها...إلخ.

2- المیتاداتا المصاحبة (Associated Metadata): ویتم فیها حفظ المیتاداتا بشکل منفصل عن الوثیقة ثم یتم ربطهما معا.

3- المیتاداتا المستقلة (Third Party Metadata): ویتم فیها حفظ المیتاداتا بشکل منفصل عن الوثیقة، وقد یقوم بهذه العملیة مؤسسات تملک أو لا تملک حق التحکم فی الوثیقة (العریشی، 2012، ص24-25؛ Tasmanian archives, 2015, p8).

وبصرف النظر عن طریقة ربط المیتاداتا بالوثائق لابد من إدارتها کجزء لا یتجزأ من برنامج إدارة الوثائق، فهی أداة أساسیة لضبط الوثائق والحفاظ علیها على المدى الطویل (National Archives of Sweden, February 2005 , p9).

3/1/4 أهمیة المیتاداتا فی العمل الأرشیفی:

الیوم ومع انتشار تکنولوجیا الاتصالات واتساع الخدمات التی تقدم من خلال الشبکات أدى إلى تطویر عملیات إدارة المعلومات وتبادلها بین الأنظمة المتنوعة وبصیغ مختلفة مهما کان حجمها مما دفع الأرشیفیون إلى البحث عن کثب على أدوات معیاریة توحد ممارسات الوصف وفی الوقت نفسه الحفاظ على المرونة اللازمة لإدارة وثائقهم وإتاحتها، فکانت معاییر المیتاداتا هی السبیل الأول فی تحقیق هذا الأمر؛ وذلک لأهمیتها فی فهم المعلومات وتبادلها واسترجاعها (Harve, August 2005, p7)، فضلا عن اعتبارها جزءا من المتطلبات الخاصة بحفظ الوثائق وإدارتها. ومن هنا یمکن القول إن المیتاداتا من المفترض إضافتها أثناء إنشاء الوثائق مما یتیح لها تغطیة جمیع المعلومات اللازمة لإدارتها، بدایة من معلومات وصفها وصولا إلى القیود الخاصة بالإتاحة والاسترجاع وتحدید مکان حفظها والإجراءات المتبعة فی استبعادها. ویتمثل الهدف الأساسی من استخدام المیتاداتا هو المساعدة فی تحدید مکان الحفظ وإتاحة مصدر المعلومات بسرعة وسهولة، لکن بجانب هذا الهدف هناک الکثیر من الأهداف، وقد حدد المعیار الدولی لإدارة المیتاداتا للوثائق (ISO 23081) مجموعة من الأسباب التی دفعت الأرشیفات إلى استخدام المیتاداتا، وهی:

- إثبات سلامة الوثائق ومصداقیتها.

- تیسیر فهم سیاق إنشاء الوثائق.

- دعم الشفافیة من خلال توفیر المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.

- ضمان إمکانیة الوصول إلى الوثائق بسهولة مع مرور الزمن.

- التعرف على البیئة التکنولوجیة التی أنشأت الوثائق، ومن ثم التغلب على العوائق التقنیة مثل تقادم البرمجیات وعدم ملاءمتها.

- سهولة تهجیر الوثائق بشکل فعال من نظام إلى آخر.

- دعم التشغیل البینی^([1]) مما یسمح بإتاحة الوثائق التی أنشئت فی بیئات إداریة وتقنیة مختلفة على المدى الطویل.

- إتاحة الربط بین الوثائق وسیاق إنشائها فضلا عن الربط بینها وبین الوثائق ذات الصلة.

- دعم الإتاحة وفی الوقت نفسه حمایة الخصوصیة وحقوق الملکیة (Díez, november 2014, p72 ; ICA & IRMT, May 2016, p16).

- الإشارة إلى المتطلبات الخاصة بحفظ الوثائق، فالمیتاداتا هی أشبه بالوقود المحرک لعملیة حفظ الوثائق.

- تحدید متطلبات استبعاد الوثائق.

- تقلیل مخاطر الوصول غیر المصرح به للوثائق.

- تقلیل خطر فقدان الوثائق بشکل عرضی (Findlay, September 2016, p7).

وهذا التنوع فی أسباب استخدام المیتاداتا یجعلنا ننظر إلیها بوجهات نظر مختلفة:

- وجهة نظر العمل: تدعم المیتاداتا الإجراءات الإداریة.

- وجهة نظر إدارة الوثائق: تساعد المیتاداتا فی وصف الوثائق وصفا دقیقا بشکل یساعد فی إدارتها على المدى الطویل.

- وجهة نظر الاستخدام: تساعد المیتاداتا فی استرجاع الوثائق وفهمها (University of Waterloo, 20 October 2011; Queensland State Archives, June 2012, P12).

وأخیرا یمکن القول إن المیتاداتا تقدم المعلومات اللازمة لفهم کیف ومتى ولماذا وبواسطة من تم إنشاء الوثائق ونقلها، ویعد هذا بمثابة أحد المکونات المهمة لنظام إدارة الوثائق الجید (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق، 2016ب، ص24-25).

3/1/5 الآثار المترتبة على العمل الأرشیفی فی حالة سوء إدارة المیتاداتا:

هناک الکثیر من الأضرار التی تعود على الوثائق فی حالة فقدان المیتاداتا أو إدارتها بشکل سئ، ومنها:

- عدم تمکن المستفید من فهم الوثیقة وسیاق إنشائها مما یؤثر على مصداقیتها.

- التشکیک فی صحة الوثیقة بسبب غیاب البیانات التی تسهم فی تأکید صحتها.

- صعوبة إتاحة الوثائق.

- وجود مشاکل فی عرض الوثیقة إذا لم یتمکن من معرفة البرمجیات التی أنشأتها.

- لا یمکن تهجیر الوثائق للنظم الأحدث.

- فقدان الصلة بین الوثائق الورقیة والوثائق الرقمیة (Staffordshire County Council, 2012, p35).

3/1/6 التساؤلات التی یجب على الأرشیفات مراعاتها عند اختیار المیتاداتا المناسبة:

یجب على مؤسسات حفظ التراث الثقافی بشکل عام والأرشیفات بشکل خاص تحدید المیتاداتا التی تلبی احتیاجات عملها المتنوعة حیث تحتاج الأرشیفات إلى وصف کل من الوثائق التی تقتنیها والجهات ذات الصلة والوظائف والأنشطة المرتبطة بإنشاء الوثائق واستخدامها فضلا عن أعمالها الإداریة المتنوعة، کل ذلک یدفعها إلى الاهتمام باختیار معیار المیتاداتا المناسب خاصة وأن تطبیق المیتاداتا أمر مکلف ویستغرق وقتا کبیرا فی إنشائها وإدارتها، لذلک هناک مجموعة من التساؤلات توضع فی الاعتبار عند اختیار المعیار المراد تطبیقه (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص39-40):

1- ما متطلباتک الوظیفیة من المیتاداتا؟ وما الأهداف التی ترید تحقیقها؟

2- ما میزانیة إنشاء المیتاداتا وصیانتها؟

3- کیف ومع من سیتم تبادل الوثائق الرقمیة؟

4- ما شکل الوثائق الرقمیة التی یتم وصفها من خلال المیتاداتا؟

5- کیف یتم تخزین المیتاداتا والوثائق الرقمیة وکذلک إتاحتها وتقدیمها؟

6- متى ستتم إضافة المیتاداتا فی دورة حیاة الوثائق الرقمیة؟

هنا یجب أن نتساءل ما العناصر التی توفرها المیتاداتا لضمان صحة الوثائق الرقمیة:

لقد اقترح مشروع النظم الإلکترونیة رقم 3 (InterPARES/3) ستة متطلبات وظیفیة للمیتاداتا التی تضمن صحة الوثائق الرقمیة:

1- دعم التشغیل البینی بین النظم بما یضمن تهجیر الوثائق بشکل ناجح.

2- توفیر البیانات اللازمة لإعداد الوصف الکامل.

3- افتراض صحة الوثائق من خلال توثیق سیاق إنشائها.

4- القدرة على استرجاع الوثائق مع مرور الوقت.

5- عرض المعلومات بشکل مناسب.

6- دعم إدارة الوثائق على المدى الطویل (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق، 2016ج، ص26-27؛ Tasmanian archives, 2015, p13).

3/1/7 نماذج من معاییر المیتاداتا الأرشیفیة:

قامت الأرشیفات منذ سنوات طویلة بوضع قواعد لوصف الوثائق تتناسب مع مستویاتها، ثم بدأ الأرشیفیون فی تقنین تلک القواعد للخروج بمعاییر موحدة تسهم فی تحسین أسالیب البحث والاسترجاع ودعم عملیات تبادل المعلومات (Niu, June 2014, P315). وفی هذا العنصر تسعى الدراسة إلى إلقاء الضوء على معاییر المیتاداتا الأرشیفیة لما لها من أهمیة فی تحسین العمل الأرشیفی، حیث إن عزلة الأرشیفیین عن العالم الخارجی واعتمادهم على قواعد محلیة لم تعد مناسبة فی ظل الاتجاه العالمی نحو إتاحة المعلومات وتبادلها بسهولة لجمیع المستفیدین فی شتى بقاع الأرض، وکان هذا هو الدافع الحقیقی وراء إصدار المعاییر فی مجال إدارة الوثائق والأرشیف، ومنها معاییر المیتاداتا الأرشیفیة (Eito-Brun, February 2014, P218).

فقد أشار الأرشیفی فان بالیجوی (Van Balleggie) أن الاتجاه نحو الحکومة الإلکترونیة فی تسعینیات القرن العشرین أدى إلى الاتجاه نحو تطبیق معاییر المیتاداتا التی تساعد فی وصف الوثائق وفهم سیاقها والتأکد من صحتها، وبدأت الجهود المبکرة للخروج بمعیار للمیتاداتا وتعد أسترالیا من أوائل الدول التی بدأت فی هذا الاتجاه (Díez, november 2014, p7). ومع تزاید أعداد الوثائق الرقمیة بالجهات الحکومیة والخاصة دفعت الأرشیفات الوطنیة إلى ضرورة إصدار خطوط إرشادیة ومعاییر موحدة لإنشاء الوثائق الرقمیة وإدارتها وحفظها لدى جهات إنشائها لکی یضمن عند وصول الوثائق للحفظ الدائم فی الأرشیف الوطنی تکون منظمة ویسهل التأکد من صحتها ومصداقیتها، ومن ضمن هذه المعاییر ما یتعلق بالمیتاداتا؛ حیث تم إصدار کثیر من معاییر المیتاداتا، بعضها یتمیز بإمکانیة تطبیقها على مختلف مصادر المعلومات مثل معیار الدبلن کور (Dublin Core)، وبعضها یقتصر تطبیقه على أشکال أو نوعیات معینة من مصادر المعلومات مثل معیار لوصف المواد البصریة (VRA Core) الذی یتم استخدامه فی وصف الأعمال الثقافیة المرئیة والصور، والخطة الأسترالیة للمیتاداتا الخاصة بإدارة الوثائق وحفظها(المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق،2016أ، ص24)، ویقدم هذا العنصر عرضا موجزا لبعض معاییر المیتاداتا الأرشیفیة:

3/1/7/1 معیار المیتاداتا الصادر عن إدارة الوثائق والأرشیف بالأمم المتحدة (ARMS):

یصف هذا المعیار المیتاداتا المستخدمة فی إدارة الوثائق والأرشیف بالأمم المتحدة، بهدف تعریف الوثائق التی تخص العمل بجمیع مکاتب الأمم المتحدة ووصفها وإدارتها بطریقة تلبی احتیاجات العمل؛ ومن ثم المساعدة فی إدارة الوثائق بشکل جید وحفظها على المدى الطویل، وتتضمن عناصر المیتاداتا عناصر إلزامیة وأخرى اختیاریة، بیانها کالتالی:

ویلاحظ من هذا المعیار أنه یتضمن عناصر إلزامیة وأخرى اختیاریة، حیث یجب تطبیق العناصر الإلزامیة على جمیع الوثائق للتأکد من أنها کاملة ودقیقة وموثوق بها، أما العناصر الاختیاریة فتعزز من وظائف إدارة الوثائق. وقد تم تصمیم عناصر المیتاداتا لکی یمکن تطبیقها على الوثائق المفردة وعلى المجموعات خاصة وأن هناک الکثیر من الوثائق لها قیمة أرشیفیة ویحتاج إلى حفظها على المدى الطویل مما یتطلب حفظها فی نظام جید لإدارة الوثائق، أما الوثائق التی لا یحتاج إلى حفظها على المدى الطویل فلا یتطلب سوى العناصر الإلزامیة (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق، 2016أ، ص26-27؛ ARMS, April 2004, p7-P10).

3/1/7/2 معیار میتاداتا حفظ الوثائق لجامعة واترلو بکندا:

یحدد هذا المعیار متطلبات میتاداتا حفظ الوثائق التی تستخدمها إدارة الوثائق داخل جامعة واترلو بکندا. فهی تغطی المعلومات التی توثق سیاق إنشاء الوثائق واستخدامها کسند قانونی موثوق به، ویتم إنشاء المیتاداتا أثناء مرحلة إنشاء الوثیقة أو استیرادها إلى النظام مما یسمح بتتبع جمیع التغییرات التی تمت على الوثیقة عبر الزمن وتحدید علاقاتها مع غیرها من الوثائق، وتغطی المیتاداتا الفئات التالیة:

- معلومات حول الوثیقة نفسها (مثل عنوانها، صیغة الملف...إلخ).

- معلومات حول القواعد أو السیاسات المتبعة بالجامعة (مثل تحدید مستویات سریة الوثائق).

- معلومات حول المسئولین عن إنشاء الوثیقة واستخدامها والجهات ذات الصلة.

- معلومات حول الوظائف والأنشطة المتعلقة بإنشاء الوثائق واستخدامها.

- معلومات حول عملیات إدارة الوثائق (مثل فترات حفظ الوثائق).

وفیما یلی عرض للحد الأدنی من عناصر المیتاداتا عند إنشاء الوثائق أو استیرادها فی النظام:

هذه العناصر قد لا تکون کافیة لضمان تکامل الوثیقة لکنها على الأقل تسمح بإعادة بناء سیاق إنشاء الوثیقة والتأکد من صحتها (University of Waterloo, 20 October 2011).

3/1/7/3 المعیار الدولی لإدارة المیتاداتا للوثائق (ISO 23081):

یختص هذا المعیار بمیتاداتا الوثائق، وقد تم إعداد هذا المعیار اعتمادا على المعیار الأسترالی (AS ISO 23081)، ویتکون المعیار من ثلاثة أجزاء:

- الجزء الأول (المبادئ) یتناول المبادئ التی تحکم المیتاداتا وطرق إنشائها والمنظمات المسئولة عن إداراتها، وقد صدر عام 2006.

- الجزء الثانی (المفاهیم والتطبیق) یتناول القضایا المتعلقة بإدارة الوثائق وتحدید عناصر المیتاداتا وفقا للمبادئ المحددة فی الجزء الأول، وکیفیة تطبیقها لکی یتم تفعیل وصف موحد للوثائق ودعم التشغیل البینی لمیتاداتا الوثائق بین التطبیقات المختلفة عبر الزمان، وقد صدر عام 2009.

- الجزء الثالث (أسلوب التقویم الذاتی) یقدم الخطوط الإرشادیة لتقویم الحالة الراهنة للمیتاداتا وکیفیة إنشائها وإدارتها، وقد صدر عام 2011 (المجلس الدولی للأرشیف& البحث الدولی المعنی بالوثائق، 2016أ، ص42؛ ISO, 2017).

وتغطی عناصر المیتاداتا فی هذا المعیار أربعة کیانات، وهی:

- الوثائق.                                                 - الجهات

- الوظائف.                                               - الإجراءات والقوانین.

3/1/7/4 معیار میتاداتا حفظ الوثائق لأرشیف کوینز لاند:

صدر هذا المعیار عن أرشیف کوینزلاند بأسترالیا ویحدد هذا المعیار المیتاداتا اللازمة لإدارة الوثائق، وقد عرف المیتاداتا بأنها معلومات وصفیة حول خصائص الوثیقة ومضمونها وتهدف إلى تسهیل إدارتها وحفظها وإتاحتها واستبعادها. وقد اتفق هذا المعیار مع معیار (ISO 23081) فی عناصر المیتاداتا لکنه دمج بین الإجراءات والوظائف فی کیان واحد، وفیما یلی عرض للکیانات الموصوفة:

وقد حاول هذا المعیار التوافق مع التقالید الأرشیفیة الشائعة (Queensland State Archives, June 2012, p74-82; Díez, november 2014, p79).

ومن الجدیر بالذکر أن الخطوط الإرشادیة لمیتاداتا حفظ الوثائق للوکالات الحکومیة لإدارة الوثائق والأرشیف بمدینة فرمونت بالولایات المتحدة الأمریکیة اتفقت مع هذا المعیار فی عناصر المیتاداتا، لکنها اختلفت فی عنصر واحد، وهو إضافة کیان "الإجراءات والقوانین" بشکل مستقل ولیس کعنصر فی وصف "الوظیفة"، وذلک وفقا لما ورد فی معیار (ISO 23081)، الذی یغطی وصف أربعة کیانات، وهی: الوثائق – الجهات – الوظائف – الإجراءات والقوانین.

وفیما یلی عرض عناصر المیتاداتا المتعلقة بکیان " الإجراءات والقوانین" وفقا للخطوط الإرشادیة لمیتاداتا حفظ الوثائق للوکالات الحکومیة لإدارة الوثائق والأرشیف بمدینة فرمونت:

- نوع الفئة                                             - المعرف القیاسی

- عنوان الإجراء                                      - وصف الإجراء

- تاریخ الإجراء                                       - علاقة الإجراء

- تاریخ الحدث (Vermont State Archives & Records Administration, October 2008, P1-8).

3/1/7/5 معیار المیتاداتا الأسترالی لحفظ الوثائق الحکومیة (AGRKMS):

من بین الأرشیفات التی تعد رائدة فی مجال إصدار معاییر المیتاداتا الأرشیف الوطنی الأسترالی، الذی تعاون مع أرشیفات محلیة ومجموعة الأبحاث الخاصة بالوثائق التابعة لجامعة موناش (Monash University) فی إصدار النسخة الأولى من معیار میتاداتا لحفظ الوثائق للجهات الحکومیة عام 1999 بهدف إرشاد الجهات الحکومیة الأسترالیة حول کل ما یتعلق بالوثائق الإلکترونیة ووصفها بطریقة تلبی احتیاجات العمل ومتطلبات الحفظ الأرشیفی الطویل (National Archives of Sweden, February 2005, p11)، ویتوافق هذا المعیار مع کل من المعیار الأسترالی لإدارة الوثائق (AS ISO 15489)، والمعیار الأسترالی لإدارة المیتاداتا للوثائق (AS ISO 23081).وتم مراجعة هذا المعیار وصدرت نسخة جدیدة من المعیار فی یولیو 2008 (المجلس الدولی للأرشیف، 2014ب، ص11)، وتختلف النسخة الأولى من المعیار عن النسخة الثانیة أن الأخیرة تسمح بوصف خمسة کیانات منفصلة، وهی:

-  الوثیقة                                        - الجهة

-  الوظیفة                                                - الإجراءات والقوانین

- العلاقات

وکل ذلک بهدف استخدامها فی أنظمة إدارة الوثائق بشکل یسهم فی تلبیة احتیاجات العمل بشکل مناسب، فضلا عن حفظ الوثائق التی تستحق الحفظ الدائم دون التعرض لأخطار فقدان أی منها فی حالة عدم وصفها وصفا دقیقا یسهم فی تکاملها والحفاظ على صحتها.

وفی عام 2011 أجریت تعدیلات مطبعیة طفیفة على المعیار، وفی عام 2015 صدرت نسخة جدیدة تتضمن تعدیلات على عناصر المیتاداتا وخصائصها، وفیما یلی عرض لعناصر المیتاداتا الأساسیة:

(National Archives of Australia, June 2015, p8-15)

3/1/7/6 معیار میتاداتا حفظ الوثائق الصادر عن أرشیف مینیسوتا (Minnesota State archives):

أصدر هذا المعیار عام 2003 بهدف تسهیل إدارة الوثائق بالجهات الحکومیة فی مینیسوتا بالولایات المتحدة الأمریکیة، مما یسهم فی تعزیز کفاءة استرجاع الوثائق وإتاحتها واستبعادها عند انتهاء مدد حفظها. ویجوز تطبیق هذا المعیار على أنظمة إدارة الوثائق سواء الورقیة أو الرقمیة. ویتکون المعیار من 20 عنصرًا رئیسیًا، عشرة عناصر إلزامیة وعشرة أخرى اختیاریة، وکل عنصر یتکون من مجموعة من العناصر الفرعیة (Minnesota State Archives, March 2015, p5-7)، بیانها کالتالی:

 (Minnesota State Archives, March 2015, p13-15)

3/1/7/7 الخطوط الإرشادیة لمیتاداتا حفظ الوثائق:

تختص هذه الخطوط الإرشادیة بالمیتاداتا باعتبارها مکونًا أساسیا لإدارة الوثائق الحکومیة فی البیئة الرقمیة، وقد أشارت هذه الخطوط الإرشادیة إلى أن المیتاداتا تراکمیة یتم إضافتها تباعا مع مرور الزمن، وعلى الرغم من ذلک اشترطت توافر مجموعة من عناصر المیتاداتا عند استلام الوثیقة، وهی:

 (Tasmanian archives, 2015, p5-7)

3/1/7/8 معیار میتاداتا حفظ الوثائق الإلکترونیة:

صدر هذا المعیار عن الأرشیف النیوزیلندی عام 2008 (المجلس الدولی للأرشیف، 2014، ص11)، ویحدد المبادئ العامة والحد الأدنى للمتطلبات اللازمة لإنشاء المیتاداتا وإدارتها بهدف حفظ الوثائق فی البیئات الإلکترونیة على المدى الطویل. وقد تم تطویر هذا المعیار لخدمة القطاع الحکومی بنیوزیلندا، لذلک فهذا المعیار إلزامی للمکاتب الحکومیة والسلطات المحلیة، وهو یدعم قانون الوثائق العامة الصادرة عام 2005.

ویتناول هذا المعیار میتاداتا حفظ الوثائق وأهمیتها فی وصف الوثائق وسیاقها وشروط استخدامها وعلاقاتها بالوثائق الأخرى والأشخاص والجهات ذات الصلة والوظائف التی نتجت عنها تلک الوثائق وإجراءات حفظ الوثائق التی تؤثر على صحة الوثائق وسلامتها (المجلس الدولی للأرشیف، 2016أ، ص17).

وقد حدد الأرشیف النیوزیلندی الحد الأدنی من عناصر المیتاداتا لإنشاء الوثائق وإدارتها، وهی:

- المعرف القیاسی للوثیقة.                             - الاسم.

- تاریخ الإنشاء.                                         - الوظیفة/ النشاط.

- المنشئ (شخص- نظام).                              - البرمجیات المستخدمة فی إنشاء الوثیقة.

- الإجراءات المتعلقة بالإتاحة أو التعدیل أو الاستبعاد.

- تواریخ الإجراءات التی مرت على الوثیقة.

وفی حالة الاستبعاد هناک عناصر أخرى تضاف:

- تاریخ الاستبعاد.                                       - شروط الاستبعاد.

- المسئول عن عملیة الاستبعاد (Archives New Zealand, Jul 2016, P4-5).

3/1/7/9 خطة المیتاداتا الأسترالیة لحفظ الوثائق (RKMS):

صدرت هذه الخطة عام 2000، واعتمدت على مشروع میتاداتا حفظ الوثائق الذی قام بإصداره مجموعة الأبحاث الخاصة بالوثائق التابعة لجامعة موناش (Monash University) الصادر فی 1998- 1999، بهدف توفیر مجموعة موحدة لعناصر میتاداتا حفظ الوثائق تساعد فی تعریف الوثائق ووصفها وإتاحتها، وتم تطویر هذه الخطة بغرض دعم التشغیل البینی بین نظم إدارة الوثائق (المجلس الدولی للأرشیف، 2016أ، ص41-42). وتنقسم عناصر المیتاداتا فی هذا المعیار إلى أربعة کیانات، وهی:

3/1/7/10 دلیل إدارة الوثائق بمقاطعة ستافورد شایر:

صدر هذا الدلیل عن مجلس مقاطعة ستافورد شایر (Staffordshire County Council) بإنجلترا، ویخصص هذا الدلیل قسم للمیتاداتا حیث یوضح أهمیتها فی وصف الوثائق وإدارتها مع مرور الزمن. وقد حدد الدلیل عناصر المیتاداتا للوثائق الرقمیة، وهی:

- المنشئ                      - المعرف القیاسی                           - تاریخ فتح الملف وغلقه

- التاریخ                      - الموضوع                                   - التغطیة

- العنوان                     - اللغة                                         - إمکانیة الإتاحة

- المسئول عن إدخالها فی النظام.

کما أشار هذا الدلیل إلى معیار میتاداتا للحکومة الإلکترونیة (E- Government Metadata Standard) الذی نص على مجموعة من العناصر یفضل على نظم إدارة الوثائق تسجیلها بشکل تلقائی عن کل وثیقة ینشئها النظام أو تنقل إلیه:

- تاریخ الإنشاء                        - الکاتب                             - موقع الحفظ

- تاریخ التعدیل                       - العنوان                            - الخصائص

- تاریخ الإتاحة                       - صیغة الملف                     - الجهة

وفی عناصر أخرى یتم إدخالها یدویا، وهی:

- الموضوع                           - الاسم                              - الفئة

- الکلمات المفتاحیة                  - القیمة                              - التعلیقات

(Staffordshire County Council, 2012, p22-23)

3/1/7/11 معیار المیتاداتا، مجلس الخزانة العامة فی کندا:

 قام مجلس الخزانة العامة فی کندا بإنشاء الخطوط الإرشادیة المعنیة بتطبیق میتاداتا حفظ الوثائق على الوثائق ذات القیمة الإداریة للحکومة الکندیة، وذلک باستخدام مجموعة عناصر میتاداتا عامة وفقا لمعیار (ISO 23081)، وعناصر أخرى تم تحدیدها من قبل مستودعات حفظ الوثائق الخاصة بالحکومة الکندیة (المجلس الدولی للأرشیف، 2016أ، ص43).

وفیما یلی عرض للحد الأدنى من عناصر المیتاداتا للوثائق:

- المعرف القیاسی للوثیقة                     - العنوان                            - التراکم

- التصنیف                                     - البیئة التقنیة                       - الإتاحة

- اللغة                                            - سلامة الوثیقة.

أما فیما یتعلق بوصف الجهات فقد حدد المعیار الحد الأدنى من عناصر المیتاداتا للجهات:

- المعرف القیاسی للجهة                      - اسم الجهة                         - دور الجهة

- اسم الکیان الاعتباری                        - أقسام الجهة    (Government of Canada, 2010)

3/1/7/12 خطة میتاداتا لوصف الصور: مجموعة عناصر البیانات (SEPIADES):

هی مجموعة عناصر البیانات متعددة المستویات تستخدم فی وصف المجموعات الفوتوغرافیة التی أوصت بها اللجنة الأوربیة المعنیة بعملیتی الحفظ والإتاحة، وهو مشروع ممول من الاتحاد الأوربی لحفظ الصور الفوتوغرافیة ورقمنتها (المجلس الدولی للأرشیف، 2016أ، ص47). وتتیح الخطة 21 عنصرًا رئیسیًا، ویبدأ الوصف على مستوى الجهة (شکل رقم4-5) إلى أن نصل إلى مستوى الصورة الفوتوغرافیة.

شکل رقم (4) شاشة إدخال عناصر وصف الجهة فی خطة (SEPIADES)

شکل رقم (5) جزء من وصف الجهة وفقا للغة الترمیز الموسعة (XML) المستخدمة فی تکوید عناصر المیتاداتا بخطة (SEPIADES)

(European Commission on Preservation and Access, October 2004, P10, P41 )

3/1/7/13 الوصف الأرشیفی المکود(EAD):

هو معیار خاص بتکوید عناصر وصف الوثائق مبنی بلغة الترمیز الموسعة (XML) اعتمادا على المعیار الدولی للوصف الأرشیفی (ISAD’G’)، ویهدف إلى تقدیم المعلومات اللازمة لإنشاء وسائل إیجاد رقمیة وإتاحتها لتسهیل عملیات تبادل البیانات. وبدأ إعداد هذا المعیار من خلال مشروع تولته جامعة کالیفورنیا، ببیرکلی فی الولایات المتحدة الأمریکیة (University of California, Berkeley) عام 1993، کان یهدف إلى دراسة جدوى إعداد معاییر جدیدة لاستخدامها فی إنشاء تسجیلات وصف لمقتنیات الأرشیفات والمکتبات ومستودعات المخطوطات لتسهیل إتاحتها للمستفیدین، بالإضافة إلى السیطرة على المعلومات الکثیرة المتوافرة على الإنترنت. وقد أنشئ الوصف الأرشیفی المکود بشکل رسمی عام 1994 بواسطة جمعیة الأرشیفیین الأمریکیین، وصدرت نسخة تجریبیة من المعیار تدعم لغة الترمیز المعیاریة العامة (SGML) فی فبرایر عام 1996، حتى صدرت النسخة الأولى للوصف الأرشیفی المکود فی أغسطس عام 1998 تتوافق مع لغة الترمیز الموسعة (XML)، ثم أصدرت الجمعیة نسخة عام 2002 (عبدالعزیز، 2016، ص33). ثم صدرت عن هذا المعیار الإصدرارة (EAD3) فی أغسطس 2015، والتی حلت محل الإصدارة الصادرة عام 2002، بهدف تبسیطها وتوافقها مع معیار (EAC-CPF). ویتکون المعیار حالیا من مجموعة من العناصر وصل عددها إلى 165عنصر، ومن التغییرات الرئیسیة التی تمت على الإصدارة الأخیرة استبدال عنصر (<eadheader>) بعنصر (<control>) (The Society of American Archivists, August 2015, Pvi)، وهذا أیضا ما تم إجراءه فی مع کل من معیار (EAC-CPF) ومعیار (EAG). ویتکون هذا المعیار من عنصر رئیسی (Root element) یحتوی على جمیع العناصر، وهذا العنصر هو (<ead >) ویتضمن عنصرین أساسیین، وهما:

1- عنصر الضبط (<control>): لضبط تسجیلة الوصف.

2- عنصر الوصف الأرشیفی (<archdesc>): یعد هذا العنصر هو الأساس حیث یصف (الوثیقة- الملف- السلسلة- المتکاملة...) وصفا دقیقا.

وفیما یلی مقارنة بین بعض عناصر من المعیار الدولی للوصف الأرشیفی (ISAD’G’)، باعتباره معیار محتوى ومعیار الوصف الأرشیفی المکود (EAD) باعتباره معیار میتاداتا:

3/1/7/14 السیاق الأرشیفی المکود- للکیانات الاعتباریة، والأشخاص، والعائلات (EAC-CPF):

هو معیار خاص بتکوید المعلومات المرتبطة بالکیانات الاعتباریة، أو الأشخاص أو العائلات التی تتولى إنشاء المواد الأرشیفیة وحفظها وإتاحتها، ویستند هذا المعیار على المعیار الدولی للضبط الاستنادی الأرشیفی(ISAAR)، ونلاحظ  هنا مدى ارتباط هذا المعیار بمعیار (EAG)، فهناک نقاط تماس بینهما بشکل کبیر؛ لأن کلا منهما یصف هیئة اعتباریة أو عائلة أو شخصًا سواء کان منشئا أو حافظا، لذلک هناک تکرار بین کثیر من عناصر المیتاداتا، وللقضاء على هذا التکرار یجب مراجعة المعاییر وتحدید العناصر المشترکة، بهدف إقامة نظام معلومات أرشیفی متکامل. وقد بدأ السیاق الأرشیفی المکود من خلال الجهود التی بذلت عام 1998 بهدف إعداد معیار لتکوید المعلومات الاستنادیة المعنیة بسیاق المادة الأرشیفیة وتبادلها بتمویل من اتحاد المکتبة الرقمیة فی الولایات المتحدة، وفی مارس 2001 عقدت ورشة عمل دولیة لمجموعة العمل بجامعة تورونتو (University of Toronto) لوضع صیغة تبادل البیانات للضبط الاستنادی الأرشیفی (EAC) باستخدام لغة الترمیز الموسعة (XML)، وصدر عن هذا الاجتماع مبادئ تورنتو، تلک المبادئ التی حددت الشکل الخاص للمعیار المقترح، کما قامت المجموعة بتحدید أهداف المعیار، وصدر فی فبرایر 2010، واعتمد من قبل جمعیة الأرشیفیین الأمریکیین عام 2011 (عبدالعزیز، 2016، ص33-34؛ Eito-Brun, February 2014, P219). ویتکون المعیار من مجموعة من العناصر وصل عددها إلى 90عنصر.

ویتکون هذا المعیار من عنصر رئیسی، وهو (<eac-cpf>) ویتضمن عنصرین أساسیین، وهما:

1- عنصر الضبط (<control >) لضبط تسجیلة الوصف.

2- عنصر وصف الکیان الاعتباری (<cpfDescription>)، ومن الجدیر بالذکر فی حالة وصف أکثر من کیان فی تسجیلة واحدة یسبق هذا العنصر، عنصر آخر وهو (<multipleIdentities>)، ویتضح ذلک فی المثال التالی:

<eac-cpf>

<control> [control elements] </control>

<multipleIdentities>

<cpfDescription> [description elements] </cpfDescription>

<cpfDescription> [description elements] </cpfDescription>

<cpfDescription> [description elements] </cpfDescription>

</multipleIdentities>

</eac-cpf>

 وفیما یلی مقارنة بین بعض عناصر من المعیار الدولی للضبط الاستنادی الأرشیفی (ISAAR)، باعتباره معیار محتوى ومعیار السیاق الأرشیفی المکود (EAC-CPF) باعتباره معیار میتاداتا:

(The Society of American Archivists, 2014)

وبعد عرض معاییر المیتاداتا الأرشیفیة أمکن الخروج بالملاحظات التالیة:

1- شهد العقد الأخیر من القرن العشرین زیادة فی معاییر المیتاداتا الأرشیفیة.

2- اتفقت جمیع معاییر المیتاداتا الأرشیفیة على وجود عناصر لوصف الوثائق سواء کانت تلک المعاییر خاصة بالوثائق بشکل مستقل أو الوثائق یتم وصفها باعتبارها کیان من مکونات الوصف الأرشیفی.

3- لم تهتم معاییر المیتاداتا الأرشیفیة بتوفیر العناصر اللازمة لوصف الجهات الأرشیفیة بشکل کبیر على الرغم من أهمیتها البالغة فی العمل الأرشیفی، فأغلب المعاییر تکتفی بذکر بعض عناصر المیتاداتا لوصف الجهة، والبعض الأخر خصص قسمًا مستقلا من المعیار لوصف الجهات ذات الصلة.

4- جمیع المعاییر اتفقت على أن عناصر میتاداتا بعضها إلزامیة والأخرى اختیاریة.

5- وجود دور بارز للأرشیفات فی إصدار معاییر المیتاداتا للوثائق، مما ساعد تلک المعاییر على مراعاتها للتقالید الأرشیفیة المتعارف علیها.

6- فی أوائل القرن الحادی والعشرین بدأت مؤسسات التراث الثقافی (الأرشیفات- المکتبات- المتاحف) فی تطبیق المیتاداتا المکودة بلغة الترمیز الموسعة (XML) (Riley, 2017, p9)، فهی من أکثر اللغات المستخدمة فی تکوید عناصر المیتاداتا، حیث تعتبر من اللغات الأکثر قوة فی مجال تبادل المعلومات فضلا عن سهولتها من حیث الهیکلة والاستخدام (Hirwade, 2011. P19).

7- بعض المعاییر تقوم بتحدید محتوى کل عنصر وأحیانا کیفیة صیاغته مثل معیار میتاداتا حفظ الوثائق لجامعة واترلو بکندا، یحدد فی عنصر (الوظیفة أو النشاط) أنه یتم استخدام نظام تصنیف الوظائف المتبع بالجامعة لتحدید الوظیفة أو النشاط الوارد بالوثیقة.

8- أغلب المعاییر تضمنت عناصر یمکن إداراجها فی الأنواع المیتاداتا المختلفة سواء الوصفیة أو الإداریة أو الهیکلیة، وإن کان أغلبها وصفیة.

*********

4/1 معیار وصف الجهات الأرشیفیة المکود (EAG) نموذجا على المیتاداتا الأرشیفیة:

بعد عرض نماذج من معاییر المیتاداتا الأرشیفیة سیتم دراسة مفصلة لمعیار (EAG)^([2]) من الناحیتین النظریة والتطبیقیة کنموذج لمعاییر المیتاداتا الأرشیفیة. فقد أکدت مبادئ الإتاحة الصادرة عن المجلس الدولی للأرشیف عام 2012 على ضرورة قیام الأرشیفیین بتوفیر المعلومات الأساسیة حول أرشیفاتهم ومقتنیاتها، ولکی یحقق الأرشیفیون هذه المهام یجب تعاونهم مع الأرشیفات وغیرها من الجهات فی إعداد بطاقات وصف وفقا لأحدث المعاییر، من أجل مساعدة المستفیدین فی تحدید الأماکن الخاصة بحفظ المواد الأرشیفیة (المجلس الدولی للأرشیف، 2014ب، ص9-10)، وبناء على ذلک یتضح أهمیة هذا المعیار فی العمل الأرشیفی، لذلک وقع الاختیار علیه لدراسته، بالإضافة إلى الأسباب التالیة:

- إتاحة المعلومات عن الجهات الأرشیفیة على المستویین الوطنی والدولی حلم طال انتظاره للأرشیفیین والباحثین على حد سواء بهدف الوصول إلى المعلومات وتبادلها بسهولة (Gartner, August 2014, p297).

- معیار (EAD)، ومعیار (EAC-CPF) کان لهما نصیب کبیر من الدراسات مما أسهم فی انتشارهما وتطبیقهما فی کثیر من الأرشیفات بدول العالم المختلفة، وهذا ما لم ینطبق على معیار (EAG) مما تطلب دراسته بشکل أکثر تفصیلا لإفادة المجتمع الأرشیفی المصری والعربی.

- تمت دراسة المعیار الدولی لوصف الجهات المعنیة بحفظ المقتنیات الأرشیفیة (ISDIAH) وتطبیقه، مما دفع إلى دراسة معیار المیتاداتا (EAG) للوقوف على درجة التوافق بینهما خاصة أن من بین المبادئ الأساسیة لمعیار (EAG) هو الحفاظ على التوافق مع معیار (ISDIAH).

- یساعد معیار (EAG) فی تکوید عناصر وصف الجهات الأرشیفیة مما یسهم فی تقدیم وصف موحد للجهات الأرشیفیة یساعد فی زیادة التعاون والتبادل بین الدول حول الجهات الأرشیفیة ومقتنیاتها وخدماتها، مما یترتب علیه تحسین أداء الجهات الأرشیفیة على المستویین الوطنی والدولی.

4/1/1 نشأة معیار (EAG) وتطوره:

قبل عرض النشأة التاریخیة للمعیار لابد من الإشارة إلى أن محاولات تقنین وصف الجهات الأرشیفیة بدأت منذ سنوات طویلة فی إسبانیا، ونتج عنه دلیل الأرشیفات بإسبانیا وأمریکا اللاتینیة (censo guía de archivos de españa e iberoamérica) وصدرت النسخة الأولى من المعیار ثم تبنته بوابة الأرشیفات الأوربیة (Archives Portal Europe) وصدرت النسخة الثانیة، ویتضح ذلک بالتفصیل فیما یلی:

4/1/1/1 بدایة التفکیر فی تقنین وصف الجهات الأرشیفیة حتى صدور النسخة الأولى من معیار (EAG 0.2):

ظهرت عدة محاولات لتجمیع معلومات عن الأرشیفات الإسبانیة منذ عام 1978 بهدف حصر الأرشیفات الإسبانیة، وکان الهدف من هذه المحاولات السیطرة على التراث الثقافی الأسبانی. وتولى أول هذه المحاولات مرکز المعلومات والأرشیفات بإسبانیا (CIDA) فی 7 أغسطس 1978؛ حیث أکد ضرورة نشر فهرس التراث الوثائقی وإعداد أدلة للأرشیفات فی إسبانیا (Archives Portal Europe, 2012, P10). وبدأت فکرة هذا المعیار تظهر إلى حیز الوجود مع مشروع إنشاء دلیل إلکترونی للأرشیفات فی إسبانیا، ثم اتسع نطاقه لیشمل دول أمریکا اللاتینیة (Censo-GUIA) بهدف:

- إتاحة صیغة إلکترونیة خاصة بتخزین المعلومات عن الجهات الأرشیفیة ونشرها وتبادلها.

- تقدیم لمحة عامة عن الجهات الأرشیفیة، وخدماتها.

- إتاحة معلومات عن المجموعات الأرشیفیة (Stockting, July 7 2006, p24).

- تعزیز المحتوى الثقافی للأرشیفات حیث بدأ بـ 5000 جهة، ووصل عدد الأرشیفات إلى 49142 جهة منها 34873 جهة أرشیفیة إسبانیة، و 14269 جهة أرشیفیة بأمریکا اللاتینیة.

ومع ورود کثیر من تسجیلات وصف الجهات الأرشیفیة بدأ الاتجاه نحو إصدار معیار میتاداتا یسهم فی توحید وصف الجهات الأرشیفیة، وترتب على ذلک نشر الفرع العام لأرشیف الدولة (SGAE) التابع لوزارة التعلیم والثقافة بأسبانیا فی أکتوبر 2001/ یولیو 2002 النسخة الأولى من المعیار (EAG 0.2) جعل من السهل تبادل المعلومات حول الجهات الأرشیفیة وتحدیثها، وهذا المعیار صدر بصیغة (XML) لسهولة نشر البیانات وتبادلها. وقام فریق العمل التالی بإعداد هذا المعیار وإعداد مکتبة التیجان الخاصة به:

مجموعة عمل النسخة الأولى من معیار (EAG 0.2)

(Archives Portal Europe, 2012, P10-12)

ومن المثیر للاهتمام أن منسقة المعیار قد اشترکت بعد ذلک فی إعداد معیار (ISDIAH)، وعلى عکس ما توقع البعض نجد أن معیار (ISDIAH) اعتمد على معیار (EAG)، حیث صدر معیار (EAG) أولا ثم صدر بعده بسنوات معیار (ISDIAH)، ومن ثم فإن هذین المعیارین قد صدرا دون تنسیق واضح، مما یؤکد عدم وجود استراتیجیة عالمیة للمعاییر الأرشیفیة. لذلک تم صدور النسخة الثانیة من معیار (EAG) لیتوافق مع معیار (ISDIAH) حتى یمکن تطبیقهما سویا کمعیار محتوى والأخر کمعیار للمیتاداتا.

وأثناء إعداد هذه الدراسة تم التواصل مع آنا لوبیز (Ana López) –مسئولة بالأرشیف الوطنی  الإسبانی وعضو فی لجنة المعاییر ببوابة الأرشیفات الأوربیة، کما أنها عضو بمجموعة العمل التی أصدرت النسخة الثانیة من المعیار(EAG 2012)–^([3]) التی أشارت إلى أن دلیل الأرشیفات بإسبانیا وأمریکا اللاتینیة هو جزء من بوابة الأرشیفات الأوربیة، وهذا التعاون نتج عنه النسخة الثانیة من المعیار.

4/1/1/2 تبنی بوابة الأرشیفات الأوربیة لمعیار(EAG) حتى صدور النسخة الثانیة:

تولت بوابة یوربیانا (Europeana)^([4]) مهمة إنشاء مشروع بوابة الأرشیفات الأوربیة (Archives Portal Europe Network ‘APE Net’) عام 2005 (Europeana, January 2012, p49)، واشترک فی هذا المشروع مجموعة من الأرشیفات الوطنیة بـ 14 دولة: بلجیکا، وأستونیا، وفنلندا، وألمانیا، والیونان، وأیرلندا، ولاتفیا، ومالطا، وهولندا، وبولندا، والبرتغال، وسلوفینیا، وإسبانیا، والسوید، بهدف إتاحة معلومات عن المقتنیات الأرشیفیة المتاحة بتلک الدول الأوربیة.

واعتمدت البوابة على المعاییر الدولیة الصادرة عن المجلس الدولی للأرشیف (ICA)، وجمعیة الأرشیفیین الأمریکیین (SAA):

ومنذ عام 2009 أصبح مشروع (Archives Portal Europe network of excellence ‘APEX’) امتداد لمشروع (APE Net) ، وتولی مشروع (APEX) فی منتصف مارس 2012 مراجعة المعیار (EAG 0.2) الذی أصدرته وزارة التعلیم والثقافة الإسبانیة لکی یتوافق مع معیار (ISDIAH) والتفاعل مع تطورات المعاییر ذات الصلة مثل (EAD- EAC)، ومن هنا تمت إعادة النظر فی المعیار وتم تغییر بعض عناصر المیتاداتا، وفی أغسطس 2012 تم نشر النسخة الجدیدة من المعیار (Arnold, January 2013, p13) من قبل مجموعة من العمل یرأسها مشروع (APEX)، ویضم فریق العمل کل من:

مجموعة عمل النسخة الثانیة من معیار (EAG 2012)

 (Archives Portal Europe APEx project, 2017)

ومن الجدیر بالذکر أنه تمت الاستعانة بالفرع العام لأرشیف الدولة (SGAE) التابع لوزارة التعلیم والثقافة بأسبانیا ممثلا فی آنا لوبیز کوادرادو (Ana López Cuadrado) -التی تم التواصل معها عند إعداد هذه الدراسة- وذلک لأن تلک الجهة هی التی تولت مهمة إصدار النسخة الأولى من المعیار(EAG 0.2)، کما تمت الاستعانة بالمجلس الدولی للأرشیف (ICA) باعتباره الجهة الصادر عنه معیار (ISDIAH)، وجمعیة الأرشیفیین الأمریکیین (SAA) باعتبارها الجهة الصادر عنها کل من معیار (EAD)، ومعیار (EAC-CPF) (Archives Portal Europe, 2012, P12).

وتحصر البوابة الجهات الأرشیفیة فی قسم "الدلیل Directory" الذی یتیح معلومات عن تلک الجهات، حیث یقسم الدلیل إلى مجموعة من الدول وداخل کل دولة یتم عرض الجهات، وعند الضغط على اسم الجهة یتم فتح تسجیلة وصف کاملة للجهة مع إضافة رابط یربط بین الجهة ومقتنیاتها (شکل رقم6).

شکل رقم (6) تسجیلة وصف الأرشیف الوطنی التاریخی بإسبانیا فی بوابة الأرشیفات الأوربیة

شکل رقم (7) تسجیلة وصف الأرشیف الوطنی التاریخی بإسبانیا وفقا للغة الترمیز الموسعة (XML) المستخدمة فی تکوید عناصر المیتاداتا معیار (EAG)

4/1/2 مقارنة بین نسختی المعیار (EAG 0.2)، و(EAG 2012):

بعد دراسة النسختین من المعیار (EAG) النسخة الأولى (EAG 0.2) الصادرة عام 2002، والنسخة الثانیة (EAG 2012) الصادرة عام 2012 تبین مجموعة من الاختلافات یمکن إیجازها فیما یلی (شکل رقم8):

شکل رقم (8) مقارنة بین نسختی المعیار (EAG 0.2)، و(EAG 2012)

(أ) النسخة الأولى (EAG 0.2)، تتکون من عنصر رئیسی (<eag>) وعنصرین إضافیین، وهما: عنصر الضبط <eagheader>، وعنصر الدلیل الأرشیفی <archguide>، أما النسخة (EAG 2012) فتتکون من عنصر رئیسی (<eag>) وثلاثة عناصر إضافیة، وهی: عنصر الضبط < control>، وعنصر الدلیل الأرشیفی <archguide>، وعنصر العلاقات (<relations>)، وقد أضیف العنصر الأخیر إلى هذه الإصدارة لکی یتوافق مع معیار (ISDIAH)، حیث إن السبب الرئیسی لإصدارها یتمثل فی إعدادها بشکل یتوافق مع کل من معیار (ISDIAH)، ومعیار (EAD)، ومعیار (EAC-CPF).

(ب) نلاحظ أن هناک تغییرا فی بعض المسمیات، مثل: عنصر (<eadheader>) فی النسخة (EAG 0.2) یقابله فی النسخة (EAG 2012) عنصر (<control>)، فقد اختلفا فی التسمیة لکن اتفقا فی الهدف وهو إتاحة جمیع المعلومات المتعلقة بإنشاء تسجیلة وصف الجهة مثل المسئول عن إنشائها وتاریخ إنشائها ومراجعتها (Medves & Romary, 2014, P6)، والوضع نفسه ینطبق على عنصر ذوی الاحتیاجات الخاصة (<handicapped>)  فی النسخة (EAG 0.2) یقابله عنصر تسهیلات الوصول (<accessibility>) فی نسخة (EAG 2012) فقد اختلفا فی التسمیة لکن اتفقا فی الهدف وهو توضیح إذا کانت الجهة تقدم خدمات محددة لذوی الاحتیاجات الخاصة.

(ج) إضافة عناصر جدیدة على النسخة الثانیة من معیار(EAG 2012)، مثل:

- معرف قیاسی آخر لجهة ذات صلة بالجهة الموصوفة  <otherRepositorId>

- المستودعات الأرشیفیة  <repositories>                   - المستودع الأرشیفی <repository>

- اسم المستودع الأرشیفی <repositoryName>  

- مستوى المستودع الأرشیفی<repositoryRole>         - المکان والعنوان <location>

- المسئول عن الحفظ المادی لعدة مستودعات <actingMaintenanceForGroup>

- المسئول عن الحفظ المادی لمستودع ما <actingMaintenanceFor>

- القواعد و/أو الاتفاقیات المستخدمة <conventionDeclaration>

- موجز للقواعد و/أو الاتفاقیات المستخدمة <abbreviation>

- شروط الاستخدام <termsOfUse>                            - الخدمات <services>

- أماکن البحث <workPlaces>                                   - أماکن الحاسبات الآلیة <computerPlaces>  

- أماکن المیکروفیلم <microfilmPlaces>

- شروط التصویر الفوتوغرافی <photographAllowance>

- طلبات المستفیدین<advancedOrders>                    - إتاحة الإنترنت <internetAccess>

- الخدمات الترفیهیة <recreationalServices>            - خدمات أخرى<otherServices>

- العلاقات <Relations>                                            - العلاقة بین المصادر <resourceRelation>

- وصف الجهة ذات الصلة <eagRelation>

(د) اختلفت النسختان فی عدد العناصر الفرعیة، فقد زادت العناصر فی نسخة (EAG 2012) حیث أصبحت أکثر تفصیلا لتتناسب مع معیار (ISDIAH)، وفیما یلی عرض أمثلة توضح الفرق بین النسختین:

* عنصر "المکان والعنوان" بمعیار (ISDIAH):

* عنصر "المقتنیات الأرشیفیة وغیرها" بمعیار (ISDIAH):

4/1/3 بنیة معیار (EAG 2012) وعناصره:

فی هذا العنصر یتم عرض عناصر المیتاداتا الأساسیة لمعیار (EAG 2012) وخصائصه. یتکون هذا المعیار من عنصر رئیسی أو ما یطلق علیه عنصر جذری (Root) الذی یحتوی على جمیع العناصر، وهذا العنصر هو (<eag>) ویتضمن ثلاثة عناصر، هی:

1- عنصر الضبط (<Control>): یتضمن 11 عنصر فرعی.

2- عنصر الدلیل الأرشیفی (<Archguide>): یتضمن عنصرین، وهما:

* التعریف <identity>                         * الوصف (<desc>).

3- عنصر العلاقات (<Relations>): یتضمن عنصرین، وهما:

* العلاقة بین المصادر <resourceRelation>           * وصف الجهة ذات الصلة <eagRelation>

ووصل عدد عناصر المیتاداتا إلى 122 عنصرًا، بالإضافة إلى 24 خاصیة (The Archives Portal Europe , March 2015). وقد أتاحت بوابة الأرشیفات الأوربیة مکتبة التیجان^([5]) الخاصة بمعیار (EAG) حیث ذکرت عن کل عنصر/ خاصیة: اسم العنصر، ووصفه فضلا عن أصل العنصر هل هو عنصر جدید أم لا، وقد تم حصر المصادرفی کل من معیار (ISDIAH)، ومعیار (EAC)، والنسخة الأولى من معیار (EAG 0.2). وفیما یلی عرض للعناصر الأساسیة بالمعیار:

ومن الجدیر بالذکر أن کل عنصر من العناصر السابقة یتکون من مجموعة من العناصر الفرعیة، وکل عنصر من العناصر الفرعیة قد یتکون من عناصر فرعیة وهکذا، فعلى سبیل المثال: عنصر المستودع <repository> یتکون من 19 عنصرًا فرعیًا، وهذا العنصر فی الأساس متفرع من عناصر أخری ویتضح ذلک فیما یلی:

1- <eag> وصف الجهات الأرشیفیة المکود

1-2 <archguide> الدلیل الأرشیفی

1-2-2 <desc>الوصف

1-2-2-1 <repositories> المستودعات

1-2-2-1-1 <repository> المستودع